EMPRESARIAL - Oito erros de contabilidade que as empresas não podem cometer

Os erros de contabilidade podem colocar a sua empresa em apuros. Isso porque o gerenciamento incorreto de suas finanças abre brechas para multas e outras consequências judiciais e fiscais.

Dessa forma, é muito importante estar atento, a fim de evitá-los em sua rotina.

Nessas horas, algumas soluções simples, e outras mais complexas, podem te ajudar a obter resultados melhores. Saiba também que alguns empreendedores nem sabem que estão errando.

Se você deseja não cometer mais erros de contabilidade, leia este post e descubra 8 situações que não podem acontecer em seu negócio.

1. Não emitir notas fiscais

A emissão de notas fiscais é um assunto muito sério. Quem deixa de emiti-las não retêm impostos e não documenta as vendas de produtos e serviços da gestão.

Como consequência disso, o fisco não obtém as informações necessárias para tributar as operações financeiras.

Em outras palavras, uma empresa que não emite notas fiscais está na ilegalidade.

E não pense que as contrariedades acabam por aí. Você pode emitir notas fiscais com dados equivocados e cometer outros erros, como:

• cálculo incorreto da alíquota;
• cadastro desatualizado de clientes;
• não armazenar os XMLs das notas.

A fim de evitar qualquer problema contábil, é muito importante emitir as suas notas fiscais corretamente. Não se esqueça que existem diferentes tipos de documentos fiscais:

• Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e);
• Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e);
• Nota Fiscal de Produto Eletrônica (NF-e).

Além de permitir o pagamento de impostos, elas facilitam o trabalho de seu contador e de sua gestão financeira. Portanto, não perca mais tempo: comece a emitir notas fiscais quanto antes.

Saiba que existem duas possibilidades para realizar essa atividade.

A primeira acontece pelo site da prefeitura de seu município. Desse modo, é necessário acessá-lo, fazer o cadastro e começar a emitir seus documentos. Porém, esse processo não é sempre simples e funcional.

Cada prefeitura tem regras e procedimentos diferentes.

Ou seja, você precisa entender o que é exigido pelo município e fornecer os dados e os documentos solicitados. Algumas prefeituras pedem certificado digital, enquanto outras pedem apenas login, senha ou frase secreta.

E não se esqueça: o site da prefeitura pode sofrer instabilidades. Nessas horas, você não consegue gerar as suas notas fiscais e precisa ficar repetindo a atividade até obter sucesso, perdendo tempo e até mesmo a sua paciência.

Quem deseja ser mais produtivo e ter uma solução escalável utiliza um emissor de notas fiscais automáticas. Essa ferramenta lida com as particularidades municipais e absorve o desequilíbrio do sistema da prefeitura ou da Secretaria de Estado da Fazenda também.

1. Não ter um bom contador

Alguns empreendedores ainda acreditam que o contador só é útil na hora de declarar o Imposto de Renda e evitar problemas fiscais com a malha fina. Na verdade, as funções de um profissional contábil vão além disso.

Um contador deve atuar como um consultor, indicando as melhores decisões para melhorar a performance financeira. Ele é um especialista em questões trabalhistas, tributárias e patrimoniais.

Ademais, um contabilista o ajuda a controlar o fluxo de caixa e calcular os tributos que você deve pagar.

Desse modo, não cometa esse erro de contabilidade e contrate um contador de confiança, que atue como o seu braço direito.

1. Deixar o planejamento tributário de lado

Saiba que o Brasil é o país onde se gasta mais tempo calculando e pagando tributos.

Um relatório do Banco Mundial afirma que, em 2016, as organizações nacionais gastaram cerca de R$ 60 bilhões com estruturas logísticas, contábeis e de recursos humanos para lidar com a burocracia — o que equivale à 1958 horas de trabalho.

Percebe-se, então, que você não pode se esquecer o planejamento tributário em seu dia a dia. Ele é uma ferramenta que o ajuda a encontrar as condições e os prazos ideias na hora de pagar tributos, sempre dentro da legalidade.

O empreendedor que não planeja o pagamento de tributos onera o orçamento, paga mais do que precisa e não respeita às exigências tributárias.

Desse modo, faça o seu planejamento tributário, reduza custos e diminua os processos burocráticos em sua companhia.

1. Fazer cálculos equivocados

Erros acontecem com qualquer profissional. E não há nada de errado nisso, já que as falhas fazem parte da rotina de quem deseja empreender e crescer no mercado.

Em todas as situações, é preciso analisar o que aconteceu e encontrar a origem de cada equívoco.

Por isso, você precisa ficar atento para não cometer erros de cálculo, por exemplo, na hora de pagar funcionários e atualizar o fluxo de caixa ou o livro contábil, mesmo quando você utiliza uma ferramenta de automação.

Tenha em mente que simples erros de digitação podem causar grandes transtornos também.

Em todos os casos, você gasta muitas horas para consertar o erro e pode até pagar mais tributos do que deve.

Desse modo, delegue essa tarefa para uma pessoa responsável e competente. Se você utilizar um software de gestão ou contábil, não se esqueça de escolher uma opção adequada às suas necessidades também.

1. Misturar finanças pessoais e empresariais

Abastecer o carro de uso pessoal com o cartão de crédito da gestão e ter apenas uma conta bancária para o negócio e a família são situações recorrentes em sua vida?

Se a resposta foi não, parabéns. Você está no caminho certo.

Já se a resposta foi positiva, é melhor mudar de atitude a partir de agora. A mistura de orçamentos pessoais e empresariais impossibilita o acompanhamento do histórico financeiro e causa grandes confusões.

Em outras palavras, você pode se meter em maus lençóis e, por exemplo, deixar o orçamento no vermelho e não pagar as contas no final do mês.

Em vista disso, coloque em prática as seguintes dicas:

• ter contas bancárias distintas;
• buscar ajuda de um especialista;
• definir o seu salário;
• monitorar gastos frequentemente.

1. Não documentar e analisar resultados corretamente

Você já ficou perdido quando analisou dados de sua empresa? Pois bem, isso é algo que pode acontecer com qualquer gestor.

A documentação e a análise de informações não são processos triviais. Na verdade, elas fomentam a tomada de decisões mais precisas, pois mostram se os resultados foram positivos ou não.

Ao não realizá-las, você comete um grave erro contábil. Desse modo, produza relatórios específicos para cada setor do seu negócio, inclusive sobre os tributos pagos e as notas fiscais emitidas, por exemplo.

A partir disso, você amplia o seu campo de visão sobre o presente e o futuro da empresa e consegue ser mais eficaz em sua rotina.

1. Realizar tarefas manualmente

O uso de tecnologias já não é fator que faz a sua empresa se destacar no mercado. Atualmente, computadores, internet e outros componentes tecnológicos são instrumentos básicos para produzir mercadorias de qualidade e prestar um serviço eficiente.

Um erro de contabilidade comum está à realização de tarefas manuais. Infelizmente, alguns profissionais estão presos ao tradicionalismo e não automatizam processos.

Dessa maneira, não tenha essa postura se você quer obter resultados melhores. Lembre-se de que é possível introduzir tecnologias em vários setores com:

• ferramentas de automação de marketing;
• softwares Enterprise Resource Planning (ERP) e Customer Resource Management (CRM);
• emissor de notas fiscais.

1. Ter uma equipe financeira despreparada

O trabalho de um empreendedor depende de boas decisões. Você não pode hesitar ao tomar atitudes, seja para negociar com fornecedores, seja para expandir o negócio.

Se você tentar concentrar poderes em suas mãos, esteja preparado para ter problemas em seu negócio. Em outras palavras, você não conseguirá planejar o crescimento da empresa e ter o controle sobre tudo o que acontece ao mesmo tempo.

Nessas horas, é fundamental ter um time financeiro de qualidade, que sabe agir sob pressão e tem os conhecimentos necessários para não cometer erros de contabilidade.

Portanto, faça de tudo para contratar funcionários que acompanham o mercado e sabem utilizar boas práticas contábeis.

Lembre-se de realizar treinamentos constantes para os seus colaboradores e mantenha todos atualizados com as novidades do mercado.

Com a leitura deste post, você descobriu 8 erros de contabilidade que não podem acontecer em sua organização.

Algumas questões são simples e passam despercebidas. Portanto, é essencial seguir as dicas do nosso conteúdo e nunca tomar alguma decisão contábil antes de consultar um contador.

Fonte: Jornal Contábil