A certidão negativa pode ser exigida por bancos, fornecedores, em licitações, venda da empresa, imóveis e por isso cada certidão deve ser adquirida no órgão competente a prestar tal informação.

As certidões mais comuns solicitadas às empresas são:

• Certidão Negativa de Débitos Relativos aos Tributos Federais e de Dívida Ativa da União emitida pela Receita Federal do Brasil e nesta certidão inclui busca por pendências junto a Previdência Social e Receita Federal;
• Certidão de Regularidade Fiscal Estadual: emitida pela Secretaria da Fazenda do Estado onde a empresa está instalada;
• Certidão de Regularidade Fiscal Municipal: emitida pela Prefeitura onde a empresa exerce suas atividades;
• Certidão de Regularidade com o FGTS: disponibilizada pela Caixa Econômica Federal comprova a regularidade da pessoa jurídica junto ao FGTS. Esta certidão pode ser solicitada independente da empresa ter ou não colaboradores, e consequentemente recolhimento ao Fundo de Garantia por Tempo de Serviço.
• Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas: emitida pelo Tribunal Superior do Trabalho informando possíveis pendências trabalhistas.

Todas as certidões mencionadas podem ser facilmente adquiridas pela internet, exceto em alguns municípios que o atendimento deve ser presencial.

Vale lembrar que se a empresa possuir quaisquer pendências, seja financeira ou por falta de entrega de declarações, a certidão não será emitida online e será então necessário verificar e regularizar as pendências a fim de obter a certidão.

Em casos de não liberação da certidão por motivo de pendencias financeiras, é possível ainda solicitar parcelamento e adquirir certidão positiva com efeitos de negativa enquanto tiver parcelas a serem pagas.

Por isso é importante contar com uma assessoria neste sentido, orientando sobre as obrigações, planejando e acompanhando a regularização da empresa evitando assim penalidades, transtornos e, principalmente, se antecipando na regularidade fiscal do negócio.